L’importance d’un bon recouvrement

by | Nov 25, 2020 | Assurance-Crédit, Blog, cash management, easytresorerie, optimisation de bfr, Optimisation de trésorerie, trésorerie des entreprises

Le recouvrement de créances est l’une des fonctions les plus discrètes de l’entreprise.

C’est aussi l’une des plus critiques.

Nous allons voir pourquoi et en quoi elle consiste.

L’importance d’un bon recouvrement pour l’entreprise

La première source de financement de l’entreprise est la collecte des sommes facturées. Cette collecte est effectuée terme d’une chaîne d’opérations qui convergent toutes vers la génération de revenus et qui se concrétisent dans la facturation de biens et de services aux clients.

On peut déjà effectuer un premier constat qui est de dire que l’entreprise a déjà dépensé beaucoup d’argent au moment où elle émet ses factures :

  • Conception et bureau d’étude, sourcing ;
  • Achat de matières premières – dépense et stocks ;
  • Prospection commerciale, acquisition de clients ;
  • Production des produits ou des services ;
  • Gestion des stocks pour les produits ;
  • Livraison ;
  • Facturation avec délai de règlement.

L’encaissement arrive donc seulement en fin de cycle…

On peut ensuite faire un second constat, qui est de dire que le moindre retard représente un coût supplémentaire indu et non prévu au budget prévisionnel de l’entreprise, en dehors des taux structurels irréductibles de (BtC), car les conditions de règlement fixent une date d’échéance tenant compte des charges déjà assumées par l’entreprise.

En conséquence, pour préserver ses ressources financières, et éviter que les délais de paiement non respectés fassent s’accumuler ces coûts indus, l’entreprise doit se doter d’un processus de recouvrement complet efficace, ce qui suppose :

1. Des compétences

2. Des outils

3. Des procédures

1 – Les Compétences

Pour ce qui est des compétences, il est conseillé de confier le recouvrement à des personnes qui ne sont pas heurtées par le fait de réclamer de l’argent aux débiteurs de la société.
Il est par ailleurs nécessaire de s’assurer que ces personnes aient, en plus d’un savoir être (ils sont eux- aussi des vecteurs de l’image de l’entreprise), un réel savoir-faire, ce qui signifie qu’il faut qu’elles soient formées à la négociation et aux outils de gestion de la société (système de gestion de commande, comptabilité, ERP,…)

2 – Les Outils

Pour ce qui est des outils, un recouvrement efficace se traduit par l’utilisation d’outils de gestion cohérents :

    • Un système de gestion associant Commercial – Production – Finances pour suivre les engagements réciproques de la société et des clients ;
  • Une balance âgée permettant de connaître par période les montants dus :
    • au niveau de la société ;
    • par client, et par typologie de clients ;
    • par région ;
    • par vendeur ;
    • par produit ;
    • etc…
  • un système de gestion des actions de recouvrement permettant :
    • la planification des tâches :
      • les relances préventives – avant l’échéance ;
      • les relances curatives – après l’échéance ;
    • l’analyse du DSO, des délais de paiements – et de comparer le prévu et le constaté :
      • au niveau de la société ;
      • par client, et par typologie de clients ;
      • par région ;
      • par vendeur ;
      • par produit ;
      • etc…
    • L’analyse des retards de paiement – 50% des retards de paiements ont une cause interne ;
    • L’analyse des créances & clients en retard – et décision d’action ;
    • Le suivi des actions et des promesses de règlement ;
    • Le suivi des performances de recouvrement et des axes d’amélioration ;
    • La mesure le coût des retards de règlements (Metrics & KPIs).

     

    3 – Les Procédures

    Enfin, quand on a les bonnes personnes et les bons outils, il faut mettre en place les bonnes procédures pour :

    1. S’assurer de la qualité de la facturation (dans l’industrie, 1 facture sur 7 reste bloquée dans les rouages administratifs internes et met en moyenne 49 jours à en sortir. Il est donc crucial d’éviter de se trouver dans ce cas en facturant tout, vite et bien : quantités, mentions, diffusion….);
    2. S’assurer de la bonne réception des factures, , en optant, entre autres, pour la facturation électronique, et en contrôlant, à minima pour les factures d’un montant significatif, que les destinataires ont bien reçus les factures, qu’elles sont conformes, qu’elles sont exemptes de litige et qu’elles sont bien mises en paiement pour la date d’échéance prévue;
    3. Mettre en œuvre les actions de recouvrement :

      • Mise en place de séries d’actions amiables :
        • Relances commerciales ;
        • Adaptation des conditions de règlement ;
        • Blocages de commandes ;
        • Arrêt de fourniture de service ;
        • Etc…
      • Actions judiciaires et recouvrement forcé :
        • Choix du ou des prestataires externes et répartition de charges entre ces acteurs ;
        • Détermination et formalisation des procédures d’actions judiciaires et recouvrement forcés.
      • Communication avec les autres services de l’entreprise :
        • Pour les informer de la situation ;
        • Pour corriger les dysfonctionnements conduisant à des retards de règlement et définir les rôles et responsabilités (qui fait quoi, quand, comment, pourquoi, pour quand – et qui en répond).

    A ces trois axes majeurs du processus de recouvrement peuvent s’ajouter des outils complémentaires, en particulier ceux liés à la prévention du risque de crédit (renseignement commercial et / ou assurance-crédit) et en liaison avec la politique de rémunération de la force de vente et de leur implication dans le recouvrement. Ces outils œuvrent (principalement en BtB) à une sécurisation amont des processus de facturation / encaissement en permettant à l’entreprise d’éviter les terrains accidentés.

    Enfin, il faut distinguer les processus de recouvrement BtB et BtC, qui, bien que constitués des mêmes éléments, sont distincts par le poids et les modalités qu’ils leur accordent. On pourra par exemple s’appuyer plus sur de l’intelligence économique « amont » dans le cas du BtB et avoir moins de moyens en hommes ou en partenaires externes que dans le BtC où le renseignement amont ne sera que basique et où en revanche il faudra beaucoup plus de moyens en hommes et en partenaires externes pour pouvoir dérouler les procédures amiables et contraignantes du fait du nombre important de clients.

    Conclusion

    En conclusion, on comprend pourquoi, quelle que soit son activité et la nature de sa clientèle, le recouvrement est un processus stratégique pour une entreprise. Il doit donc faire l’objet d’une attention toute particulière de la part des dirigeants car de son efficacité dépend le maintien des conditions de réalisation des objectifs et projections commerciales de l’entreprise en lui permettant tous les encaissements prévus aux dates prévues.